За много организации аутсорсването на ИТ услуги изглежда е отговорът. Това на теория намалява разходите за труд, увеличава достъпа до по-голям набор от таланти и повишава производството. В действителност нещата не винаги вървят по план. Аутсорсингът от най-добрите ИТ бизнеси идва със специфични опасности, които могат да превърнат добрата концепция в агония и страдание.
„6-часовата пауза между нас ме караше да се притеснявам през цялото време.“
„Заради липсата на комуникация се наложи да отделя много време и пари за поправяне и разваляне на нещата.“
„Дадох им пари, но те не изпълниха задачата.“
„Приблизително 95% от възложените разработчици няма да са подходящи за повечето бизнеси.“
Това са само шепа от опасенията, които получихме от нашите партньори относно проблемите на отдалечен екип. Това причина ли е да избягвате аутсорсинг на ИТ проекти? Определено не. Делегирането на ИТ задължения на външни екипи е единственият практичен и рентабилен метод за разработване за много стартиращи компании и малки компании с ограничени ресурси.
Въпреки че е невъзможно да се премахнат всички рискове при аутсорсинг, можете успешно да предвидите и смекчите повечето от тях. Просто казано, профилактиката е за предпочитане пред лечението. Ето някои типични болки, както и решения.
Липса на вяра
Много хора смятат, че е трудно да се доверят на някой, с който не осъществяват зрителен контакт. „Преди да сключим сделка, трябва да ги погледна в очите.” — Ето как много собственици на бизнес изразяват опасенията си относно аутсорсинга. До 2020 г. се очаква повече от половината от квалифицираните професионалисти да бъдат част от отдалечени или хибридни (отдалечени/офис) екипи. Бизнес лидерите трябва да се научат да създават доверие с персонала извън обекта чрез тактики, различни от зрителния контакт по един или друг начин.
Отнема време, за да се изгради увереност, но можете да облекчите някои големи притеснения по време на стъпката за избор на доставчик.
Стъпка 1: Направете задълбочено проучване.
Трябва да имате достъп до проверима информация за перспективите, за да намерите най-добрите. Потърсете насоки и помощ от хора, които познавате. Консултирайте се с други собственици на компании, които са използвали дистанционни услуги в миналото. Посетете добре познати сайтове за прегледи като GoodFirms, които предоставят подробна обратна връзка на клиентите за различни доставчици на услуги.
След като намалите възможностите си до няколко доставчици, поискайте казуси и препоръки. За да получите безпристрастна информация от първа ръка за вашия бъдещ изпълнител, свържете се с тяхната клиентела.
Стъпка 2: Определете дали комуникацията е адекватна или не.
Бавното време за реакция и отговорите с една дума трябва да предизвикат значителен червен флаг, когато става въпрос за изграждане на доверие. Ще ви трябва проактивен персонал, който може да схване вашите идеи и да предостави по-добри решения, ако искате да успеете. Това е трудно поради липса на комуникация.
Отделете време да ги интервюирате задълбочено, ако искате да научите повече за тях. Моля, не се колебайте да зададете всякакви въпроси, които може да имате, особено технически. Бързата и недвусмислена обратна връзка по имейл, събщения, телефон или други методи подобрява шансовете ви за установяване на успешно партньорство.
Стъпка 3: Помислете да отидете на работно пътуване.
Казват, че една картина струва хиляда думи. Това е нещо, което не можем да отречем. Контактът лице в лице не може да бъде напълно заменен от телефонни разговори, социални медии или дори видеоконференции. Посетете вашия екип или се срещнете с техния представител (ръководител на екип/мениджър продажби/собственик на бизнес) лично, ако изобщо е възможно. Това ще ви предостави по-добри познания за бъдещите ви възможности.
Контрол на изоставянето
За да изпълнява задачи по график, дори и най-надеждният екип се нуждае от адекватно управление и наблюдение. Сега идва следващият проблем: как поддържате следите на отдалечените работници? Когато сте в различни часови зони и имате само няколко общи работни часа, ситуацията става много по-трудна за коригиране.
„Правилото 4x“ илюстрира идеята, че завършването на изнесен проект отнема четири пъти повече време от първоначалната ви оценка поради загуба на контрол. За щастие има изпитани методи за намаляване на тази опасност.
Стъпка 1: Изберете мениджър на проекта
Някои собственици на бизнес избират да управляват директно своята отдалечена работна сила. Назначаването на ръководител на проекти на място, според нас, е значително по-ефективна алтернатива.
Опитен премиер ще бъде запознат с новите ви служители и ще може да наблюдава работата им през нормалното работно време. Какви други начини ръководителите на проекти на място допринасят за успеха на вашия проект? Те включват, наред с други неща:
- Направете график.
- Следете резултатите
- Преобразувайте мислите си в точни планове.
- Всички процедури на работния процес трябва да бъдат документирани и актуализирани редовно.
- Предоставяме ви отчети на уговорените интервали
Струва си да се отбележи, че реномираните доставчици на услуги са доста отзивчиви, когато става въпрос за работно време. Техните премиери се приспособяват към разликите във времето и обичаите на страната. Например, ако клиентът е от Израел и уикендът е петък-събота, премиерът ще ги настани и ще бъде достъпен в неделя.
Стъпка 2: Изберете подходящия софтуер за управление на проекти.
Всички действия на доставчика са по-видими от всякога благодарение на модерните системи за управление на проекти. JIRA, Mingle и Assembla (да споменем няколко) са примери за програми, които ви позволяват да видите какво е направено и какво все още е в процес, както и крайната дата/час за всяка работа.
Стъпка 3: Планирайте срещите редовно.
Можете да организирате чести онлайн срещи с екипа си, дори ако вашият мениджър на проект има за цел да ви държи в течение. Можете да използвате тези седмични или месечни срещи, за да обсъдите цели, да идентифицирате и поправите всички тесни места в работния процес и да изградите взаимно разбирателство.
Проблеми с качеството
Дори най-компетентните екипи с най-добри съвети не винаги са в състояние да предоставят висококачествен софтуер. За да постигнете най-добри резултати, изрично установете своите стандарти за качество и положете усилия, за да гарантирате, че те се спазват.
Стъпка 1: Внимавайте с ставки, които са твърде ниски, за да са верни.
Най-евтиният вариант обикновено е най-лошият, така че изборът на най-евтиния вариант означава да жертвате качеството на бъдещия си продукт. Като отправна точка погледнете средните темпове на разработка на софтуер за региона. Почасовият ценови диапазон е приблизително както следва:
$25-$50 в Източна Европа
$18-$40 в Азия
$30-$50 в Латинска Америка
Австралия – $20-$40
Имайте предвид, че услугите на квалифицирани софтуерни инженери често са по-скъпи.
Стъпка 2: Заявете безплатна пробна версия или започнете с MVP.
Много фирми за разработка на софтуер по поръчка предлагат безплатна пробна версия, за да демонстрират качеството на своя код и способността си да спазват крайните срокове.
Друга алтернатива е да тествате концепцията на вашата компания, като използвате минимално жизнеспособен продукт (MVP). Създаването на MVP отнема 2-4 седмици. През това време ще прецените дали екипът отговаря на вашите нужди, включително как комуникира, как решава проблемите с часовите зони и, разбира се, дали опитът и способностите му са достатъчни.
Стъпка 3: Включете стандартите за осигуряване на качество в договора.
В договора посочете вашите очаквания за качество. Договорът трябва да включва изисквания за качество на кода, критерии за крайния продукт, максимална пропускателна способност, списък с устройства, на които се очаква да работи приложението и т.н.
Когато продавачът вече не носи отговорност за приложението, то в началото може да работи правилно, но да започне да работи неправилно в рамките на седмица или две. Договорете гаранционен срок, по време на който екипът за разработка се ангажира да коригира всички недостатъци, които откриете, без допълнителни разходи, за да предотврати подобни проблеми.
Не са включени разходи
Аутсорсингът води до разходи, които може да не сте предвидили. Може например да се нуждаете от помощта на договорен адвокат или бизнес анализатор в даден момент. Вземете предвид гореспоменатите бизнес пътни разходи. Въпреки това, според нашия опит, две причини причиняват по-голямата част от допълнителните разходи, свързани с аутсорсинга:
- Не всички нужди на клиента са разгледани.
- Клиентът иска да добави функции или да направи корекции в проекта, които не са в първоначалния обхват.
В резултат на това ви предлагаме да направите следните стъпки:
Стъпка 1: Бъдете възможно най-конкретни относно вашите очаквания.
Трудно е да се отчете всеки аспект и да се предвиди всеки възможен проблем, когато се работи със сложни и нестандартни софтуерни проекти. По време на разработването на приложение изискванията често се променят, коригират или добавят към тях. Оценката на разходите ще бъде по-точна, ако изрично опишете (и запишете) вашите нужди в началото на проекта.
Стъпка 2: Бъдете готови да платите за увеличаването на обхвата.
Незначителни корекции, които възникват по време на разработването на програмата, могат да бъдат приложени без нужда от допълнителни ресурси. Въпреки това, ако вашият проект се разшири или решите да добавите нови функции на момента, трябва да подготвите заявка за промяна. Графикът, обхватът и бюджетът на проекта ще бъдат оценени и коригирани в резултат на тези промени.
Стъпка 3: Стойте далеч от трудната документация.
Всъщност договорите и исканията за модификация трябва да бъдат възможно най-ясни. В същото време договорът трябва да бъде лесен за разбиране. Погребаните разходи могат да бъдат скрити зад сложни фрази и изискан юридически жаргон, както и малък шрифт. При всички обстоятелства прочетете внимателно всяко изречение, преди да подпишете.
Притеснения относно интелектуалната собственост
Винаги има риск от изтичане на чувствителен материал, когато го изпращате до отдалечен екип. Може също да се притеснявате за наскоро създаденото си приложение. Ами ако продавачът запази този софтуер или част от него за себе си или за бъдещ клиент? За да предотвратите това, вземете правни стъпки за защита на вашата интелектуална собственост (IP).
Стъпка 1: Подписване на споразумение за неразкриване на информация (NDA)
Когато започнете да работите с нов отдалечен екип, NDA е прост подход за защита на вашата интелектуална собственост. Документът уточнява каква информация се счита за чувствителна и изисква специална защита. Може да включва търговски тайни, ноу-хау, идеи, дизайни, списъци с клиенти и друга информация, която трябва да предадете на вашия доставчик за оценка и разработване на проекти. Вашият доставчик на услуги се ангажира да не злоупотребява или да разпространява чувствителни данни без съгласието на клиента, като подписва споразумението. В случай на нарушение, споразумението предвижда глоби и съдебни действия.
Стъпка 2: Включете клауза в основния си договор, която защитава готовото ви приложение.
Първичният договор трябва да включва клауза, която казва, че вашата фирма притежава интелектуалната собственост на завършения продукт и всичко свързано с него (изходен код, алгоритми и т.н.). Софтуерният пакет е ваш, след като платите таксата.
Стъпка 3: Помислете за вашия доставчик на услуги като за сътрудник.
Чрез формиране на дългосрочно сътрудничество с надежден доставчик на услуги можете да се справите с проблемите със сигурността много по-бързо. Шансовете за изневяра и кражба намаляват с развитието на връзката ви и започвате да се считате един за друг като бизнес партньори. Взаимното доверие, от друга страна, ви позволява да увеличите четирикратно усилията си за безопасност и сигурност.
Последни мисли
Когато делегирате софтуерен проект на отдалечен екип за първи път, вие се сблъсквате с по-голямата част от опасностите, описани в тази статия. Виждате ги като напълно непознати и с добра причина. „Времето лекува всички рани“, както гласи старата поговорка. Намирането на доставчик на услуги, който отговаря на вашите нужди, договарянето на всички споразумения и разработването на добре структуриран работен процес отнема време. Колкото по-внимателни сте в началото, толкова по-малко болка ще избегнете. В дългосрочен план трябва да полагате усилия за изграждане на взаимоотношения с вашия доставчик. Много тревоги, страхове и болки могат да бъдат облекчени чрез дългосрочно бизнес партньорство, изградено върху прозрачност и доверие.
